שאלה - איך אדע אילו בעיות מוגדרות כבעיות הדרכתיות, ולא אחרות (למשל, של משאבי אנוש)?
תשובה
בעיה הדרכתית מוגדרת כבעיה שהפתרון שלה הוא הדרכתי. פתרון הדרכתי עשוי להיות הכשרה (פיתוח הכשרה חדשה או קיימת, למשל), ניהול ידע הדרכתי בצורה שונה או מתאימה יותר, שיפור סביבת ההדרכה, או תהליכי פיתוח של המדריכים/החונכים (הכשרה שלהם, מיצוב מעמד שלהם, תגמול, קידום, הערכה וכו').
בעיות הדרכתיות לרוב יתבטאו בפער בביצוע, כלומר- מישהו יתקשה לעשות את עבודתו כנדרש. כשפער כזה מתגלה, צריך לבדוק מה מקורו: האם הבעיה טמונה בהכשרתו? האם הבעיה היא בסטנדרטים הלא-ברורים לביצוע? או אולי בכלל במוטיבציה וביחסים בתוך הארגון? רק אם המקור אכן נעוץ בפערי ידע מסוג כלשהו, נידרש לפתרון הדרכתי.כמובן שפתרון זה לא יהיה בהכרח להכשיר את אותו אדם שהביצוע שלו אינו מגיע לרמה הרצויה. הפתרון עשוי להיות הכשרת החונך שלו לחניכה, כתיבת ספר כניסה לתפקיד, תהליך הגדרת תפקיד מחודשת ועוד.
שאלה - איך אוכל לבדוק מה מצב ההדרכה אצלי בארגון, ומהם הצרכים ההדרכתיים שלי?
תשובה
בכדי לעשות זאת, עליך לבצע איתור צרכים הדרכתי בארגון. זהו תהליך שבו נבדקים ומוערכים באופן שיטתי כל תהליכי ההדרכה המתקיימים בארגון מחד, וכל הצרכים והבעיות ההדרכתיות מאידך. תהליכי ההדרכה הנבדקים כוללים: איתור ומיון עובדים ומתנדבים, הכשרה וכניסתם לתפקיד, חניכה במהלך התפקיד, העשרות, ימי עיון ופורומים, תהליכי שימור ושיתוף בידע מקצועי, קידום ותגמול, הערכת עובדים ומתנדבים ועוד. כמו כן סורקים את כל בעלי התפקיד בארגון מבחינת פערי ידע ומיומנות, ומזהים היכן נעוצה הסיבה להם.
התהליך כולל איסוף מידע ממספר מקורות, ובראשם קריאת חומרים ודו"חות, ראיונות עם בעלי תפקיד שונים וקיום קבוצות מיקוד.
שאלה - איך מפתחים הכשרה חדשה לתפקיד חדש או תפקיד שלא היתה לו הכשרה מוסדרת עד כה?
תשובה
פיתוח הכשרה מכל סוג (קבוצתית-פורמלית בצורת קורס, יחידנית בצורת חניכה ועוד) דורש מספר שלבים מקצועיים, על פי מודלים שונים לפיתוח הדרכה. הדבר דורש איש מקצוע בפיתוח הדרכה, המשתף פעולה באופן הדוק עם מומחה-תוכן בנושא ההכשרה (למשל, אם מדובר בפיתוח הכשרה למנהלי מועדוני-נוער- אנו נידרש למנהל מועדון נוער וותיק המכיר היטב את דרישות התפקיד ותכניו).
בכל המודלים השונים לפיתוח הדרכה, אלה השלבים העיקריים:
- ניתוח התפקיד- מהן דרישות התפקיד, המשימות העיקריות, מרכיבי התהליך החשיבתיים במשימות הללו, זיהוי לב התפקיד, הערכים והנורמות הנדרשים בתפקיד, הידע והמיומנויות הנדרשות בו, ועוד.
- על בסיס ניתוח התפקיד אנו מגדירים את מטרות ההכשרה- מה היא נועדה להשיג. ננסח מטרת-על, שנשיג בסוף ההכשרה, וכמו כן מטרות ביניים שיובילו אותנו להשגת המטרה.
- רציונל ההכשרה- עונה על השאלה כיצד למעשה נשיג את המטרות שהצבנו לעצמנו בהכשרה: מה סדר התכנים, מהן השיטות שנבחר, מהם הצירים והעקרונות המרכזיים עליהם נקפיד בכדי להשיג את המטרות.
- פיתוח של חומרי ההכשרה (שלב המיקרו)- פה מונחת רוב מסת העבודה: כתיבת השיעורים (כולל השיטות להעברת כל שיעור), פיתוח אמצעים, תרגילים ומבחנים.
- שלב ההערכה- לרוב מבוסס על הערכת הכשרת פיילוט, שאת לקחיה ניישם בהעברה הבאה. כמו כן, לרוב נבצע משוב שטח- הערכה שנערכת כששה חודשים לאחר סיום הקורס במטרה לבחון עד כמה הכשיר הקורס לתפקיד עצמו.
שאלה - כיצד אדע האם החזון של הארגון שלי הוא חזון טוב?
תשובה
חזון טוב הנו חזון שמשיג את מטרתו: הזדהות עם הארגון מפנים ומחוץ, רתימה והלהבה של העובדים והמתנדבים בו, וציור ריאלי אך מאתגר של הישגי הארגון במיטבו.
כאשר אנו מעריכים חזון קיים, נוכל לשאול את עצמינו מספר שאלות שיסייעו לנו:
- האם כולם מכירים את החזון?
- מהי מידת ההזדהות וההסכמה עמו?
- מי היה שותף בעיצוב החזון? על סמך מה הוא נכתב? מתי?
- האם החזון נתפס כריאלי מחד אך מאתגר מאידך?
- מה החזון מעורר בעובדים ובמתנדבים מבחינה רגשית? האם הוא מעניק תחושת משמעות ומוטיבציה?
- עד כמה החזון ברור ועוצמתי?
- עד כמה החזון נמצא בהלימה לנורמות הארגון, לערכים מוצהרים אחרים שלו, לאסטרטגיות הפעולה הנבחרות שלו ולחזונות האישיים של אנשי המפתח בארגון?
- האם החזון מבדל את הארגון מארגונים דומים או מתחרים?